Usul

Usul atau proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu pekerjaan. Dapat pula terjadi bahwa usul atau proposal tersebut dimaksudkan untuk dikerjakan oleh orang atau badan yang mengajukan usul tersebut, tetapi dengan maksud agar orang atau badan yang menrima usul itu dapat melakukan apa yang diharapkan dalam proposal tersebut.

Sifat dan jenis usul

Bila semua tulisan dibuat berdasarkan bahan-bahan yang sudah tersedia atau sesuatu yang sudah terjadi, sebaliknya usul dibuat berdasarkan sesuatu yang belum ada.

Macam-macam bidang yang dewasa ini bisa dijadikan sasaran usul yang bersifat bisnis adalah: penelitian, pengembangan, perencanaan dan pemasaran. Seperti halnya laporan usul masih dapat dibedakan lagi berdasarkan bentuknya. Usul formal adalah usul yang memenuhi persyaratan bentuk tertentu. Bentuk usul semi-formal dan non-formal merupakan variasi dalam bentuk formal, karena tidak memenuhi syarat-syarat tertentu

Usul Non-Formal

Usul non-formal harus mengandung hal-hal berikut:

Masalah

Penulis harus melakukan identifikasi masalah yang dihadapi dengan cermat, menggambarkan latar belakang atau sejarah persoalan yang dihadapi, serta menunjukan betapa pentingnya masalah itu dilaksanakan atau diselesaikan sekarang juga

Saran Pemecahan

Saran-saran yang disampaikan untuk memecahakan masalah yang dihadapi, merupakan inti dari sasaran utama dari setiap usul. Penulis berusaha menampilkan jalan keluar yang dianggapnya paling baik untuk mengatasi masalah yang dihadapi.

Permohonan

Untuk menutup usulnya, penulis menyampaikan permohonan untuk melaksanakan pekerjaan yang khusus tersebut atau bersedia menyampaikan informasi yang diperlukan untuk keluar dari masalah yang dihadapi itu.

Karena membuat usul formal sering memerlukan biaya yang tidak sedikit, maka sering pula disampaikan terlebih dahulu sebuah usul non-formal. Bila usul non-formal sudah diterima dan menarik perhatian penerima usul, baru dirundingkan untuk menyampaikan lagi suatu usul formal.

Usul Formal

Bagian Pelengkap Pendahuluan

· Surat Pengantar dan Memorandum Pengantar

Suarat pengantar usul berisi antara lain: alasan-alasan mengapa penulis menyampaikan usul itu dengan mengacu kepada surat, pertemuan, atau iklan, yang menawarkan kepada umum untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Dalam surat pengantar ini ditegaskan juga keinginan penulis untuk melaksanakan pekerjaan itu atau bersedia menyampaikan pemikiran dan saran untuk mencari jalan keluar bagi masalah yang dihadapi itu.

· Sampul dan Halaman Judul

Pada sampul atau halaman judul dicantumkan identifikasi jenis tulisan yaitu, usul, judul usul, nomor pengenal kalau ada yang biasanya dihubungkan dengan nomor penawaran. Dibawahnya lagi dicantumkan tanggal penyerahan dan tanggal akhir penyelesaian tugas yang akan dikerjakan. Unsur terakhir ini biasanya dimasukan dalam surat pengantar. Akhirnya dimasukan nama, gelar, alamat orang atau organisasi yang menyampaikan usul tersebut.

· Ikhtisar atau Abstrak

Menyampaikan intisari dari masalah dan cara pemecahan yang disampaikan dalam usul tersebut. Isinya tidak terlalu pa njang antara satu atau tiga halaman, sebanding dengan besarnya usul tersebut

· Daftar Isi

Memuat rekapitulasi dari semua judul utamadan judul bawahan yang terdapat dalam seluruh usul teesebut

· Penegasan Permohonan

Penegasan mengenai permintaan dapat dimasukan dalam ikhtisar. Bila dijadikan bagian terpisah, maka bagian ini akan berisi: siapa yang akan melaksanakan pekerjaan itu, jenis pekerjaan apa saja yang ingin dilakukan, besarnya biaya yang diperlukan, kapan mulai dipekerjakan, berapa lama jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan itu.

Isi Usul

· Pembatasan Masalah

penulis usul harus tetap memberi batasan pengertian dengan tujuan memperlihatkan kepada penerima usul bahwa ia mengetahui dengan tepat masalah itu dan menjadi pertanda bagi si penerima usul bahwa penulis mengerti dan menguasai persoalan tersebut

· Latar Belakang

Sejarah ataulatar belakang mnasalah harus dikemukakan, apa yang terjadi sekarang tidak terlepas dari masa lampau.

· Luas-Lingkup

Para penulis dapat melihat persoalan dengan jelas sehingga dapat menyampaikan deskripsi secara konkrit dan jelas.

· Metodologi

Kerangka teori yang dipergunakanoleh penulis untuk menganalisa, mengerjakan atau mengatasi masalah yang dihadapi

· Fasilitas

Penulis usul perlu menggambarkan bermacam-macam fasilitas yang dimilikinya untuk lebih meyakinkan penerima usul

· Personalia

Penulis usul harus menyertakan pula daftar susunan personalaia, baik ytang bekerja maupun tidak dengan gelar dan keahlian serta pengalamannya masing-masing

· Keuntungan dan Kerugian

Keuntungnan yang diperoleh dapat bersifat keuntungan yang memang langsunng diharapkan, keuntungan sampingan, keuntungan immaterial berupa perbaikan metode, penghematan dan sebagainya. Akan lebih simpatik lagi bila penulis usul menyampaikan juga kerugian atau hambatan yang akan dihadapi kelak

· Lama Waktu

Lama waktu pekerjaan tersebut yang diselesaikan. Bila pekerjaan terdiri dari beberapa tahap maka tahap-tahap tersebut diberikan dengan perincian waktu masing-masing

· Biaya

Perincian biaya harus benar-benar digarap dalam usul ini sehgingga dapat meyakinkan penerima usul. Perincian tersebut dibagi untuk: upah, alat perlengkapan, belanja barang, rupa-rupa, biaya umum

· Laporan

Penulis usul memperkirakan tahap-tahap pelaporan kemajuan pekerjaan yang akan dikerjakannya

Bagian Pelengkap Penutup